雖然現在經銷商老板們都注冊了公司,也像模像樣地設立了部門,分出了一個個的辦公室,有中層干部,也建立了規章制度,但整個經營和管理的核心方面卻依然停留在批發市場的水平。通俗點說,就是個公司的“殼”,個體戶的“芯”。
現在,上游的廠家和下游的終端都在變,若經銷商只是有個公司的“殼”,也沒什么用處。作為經銷商老板,在進行公司注冊之后,接下來所要做的,就是要進行深入的公司化改造,真正實現公司化運作。從而實現與外部合作機構的有效對接,為下一步實現網絡化、系統化、流程化、標準化的發展方向打好基礎。
那么,經銷商的公司化改造,究竟從哪里開始,這其中又有哪些需要注意的誤區或是要點呢?筆者在這幾年的工作中,幫一些經銷商公司進行公司化改造,從中總結了一些經驗,也發現了一些問題。
1.端正公司化改造的意義
公司化改造要真正地能與外部廠商對接,完全以實用為出發點,以與上下游的有效對接作為目的,不能整成形象工程。
有些經銷商老板過于注重表面工程,在辦公室墻上掛些所謂的企業文化口號,早晨把員工集中起來讀公司宣言,在戶外做大廣告牌……華而不實甚至引起員工的反感。公司化改造,最終是為了上下游的客戶對接,是為了更加有效的方便員工工作,而不僅僅是滿意老板的虛榮心和視覺上的感受。
2.羅馬不是一夜建成的
有些經銷商老板公司化改造過程中心太急,試圖三五天內就能整一套系統出來投入使用,解決所有的管理和經營問題。老板的這種心情可以理解,但這種事情急不得,整個改造過程需要歷經內部訪談外部調研、規劃設計、系統設計、流程設計、預案設計、試運行、再修正、內部推廣等過程?偠灾莻循序漸進、前后有序的工作流程,是需要一定的時間來設計和實施的,一般耗時約在二十個工作日左右。同時,即便是相關的系統方案出臺后,還要有一個逐步調整的過程。公司化改造所起的效果,大約要在一兩個月后才能逐步體現出來。
3.不能閉門造車
公司化改造是個專業的活,需要涉及到不少專業面的東西,有時還需要借鑒一些正規企業的管理和經營系統。但是,很多經銷商老板自己并沒有在企業工作的經歷,對現在企業管理制度系統等方面也是一知半解,若是老板自己親自操刀,怕是“心有余而力不足”,沒準最后整個四不像的東西出來。新的系統不但沒有有效導入,反而破壞了現在的工作流程。預期的目標沒有實現,反而賠進去不少。所以,在經銷商公司進行系統化改時,若涉及到一些專業層面的內容,在老板自己并不擅長或熟知的情況下,應請教專業人員,確保整改方面的科學性和系統性。即便需要額外花些費用,也是劃算的。
4.從什么人開始
公司經營有問題,員工管不好,老板要承擔百分之八十以上的責任。換句話說,大多數問題的根源都出在老板身上,在經銷商公司的改造工程中,首先就得從改造老板自己開始,那么,具體又是從哪些方面開始呢?
A:新觀點上的接受和理解,不要固守著過去的那些老觀點不松手。
B:從規范老板自己的言談舉止開始,讓員工在直觀上看到老板的變化。
C:做到在言語上不得罪員工。老板不打工已經很多年了,打工者心里是怎么想問題的,老板實在無法做到換位思考。有些時候,老板按照老板的思維模式說出一些話來,自認為很正確,但在員工聽來,卻是很刺耳和可笑的。
5.從哪個部門先開始
稍微有些規模的經銷商公司里,基本可分為四個部門,分別是:業務、行政后勤、財務、倉儲配送。核心部門自然是業務部門,按道理來說,行政后勤、財務及倉儲配送都是圍繞著業務部門服務,好讓業務部門很好地對外部客戶開展業務工作。但在實際情況中,業務部門往往很難享受到這些內部服務,反而還得處處遷就這些非業務部門,再加上在外面還要受客戶的刁難,業務人員是兩頭受氣。所以,在公司化改造中,先要從強調非業務部門對業務部門的服務開始。
6.從哪些工作開始
要想實現良好的改造效果,在改造工作的起始階段,讓員工產生興趣是關鍵所在。所以,在首批改造工作中,不要涉及到較為嚴肅的內容,例如規章制度、考勤、業績考核、扣罰項目等等?偠灾瑫饐T工抵觸的工作先不要去抓,而是先從生活層面開始,從針對員工的人性化管理措施開始。例如購置一些方便員工生活的設備(飲水機、微波爐、冰箱),增加一些常用藥品,方便員工取用,雨天的雨傘借用等等。這些人性化的措施,花錢不多,但卻能讓員工感受到公司的溫暖和內部服務,屆時老板再明確,這也是改造中的一部分,從而引導員工對后續改造項目的興趣和接受度。
7.整頓的前提是清理
再小的經銷商公司,內部和外部的問題也是一大堆,在針對這些問題實施解決方案之前,先要把當前的各類問題清理清楚。對其中一部分能通過簡單清理步驟就能解決的問題先行處理,讓員工從直觀上感受到公司在發生明顯的變化。
具體清理的項目:
*文件檔案
*辦公室內務(墻面整潔和個人辦公室桌面的整潔)
*辦公設備和辦公用品的集中放置
*倉庫的整理和繪制庫位圖
*客戶抱怨的匯總
*客戶不結款的理由匯總
*業務分布狀況的圖表化顯示
*業務人員每周行程計劃的圖表化顯示
*各部門當前工作流程的圖表化顯示
8.能量化的東西盡可能量化
在經銷商公司里,員工數量一旦超過八個,內部扯皮的事情就多起來了。人之所以會出現扯皮的狀況,就是因為沒有證據,或是說沒有量化標準。解決扯皮問題最簡單的方法就是把所有的工作和流程進行量化。當然了,在進行公司化改造起步階段,把所有工作全部量化是不可能的,但可以把其中一些較為簡單的工作進行量化,例如:
*內部傳遞信息時,要求對接雙方進行書面說明并簽字
*采用指紋考勤機,而非傳統的打卡機
*業務人員統計每天的實際銷量并在當日公布上墻
*在員工與上級主管之間,互相交代或是告知的工作事務,雙方均需保持記錄,以便核對
*各部門在接受工作任務時,必須明確答復該工作在幾個工作日內完成,此答復需上墻公布
9.員工座談會
在開展公司化改造的起步過程中,老板要與員工進行多次專題座談會,及時向員工告知公司化改造的目的、計劃、進度等狀況。別一個人悶著頭整理這些東西,這樣會讓員工認為老板又在悶頭設計什么新的整人策略之類,從而產生一些警惕和抵觸情緒。同時,在改造制度實施后,還要及時聽取員工的反饋意見和改進建議,以保持及時的修正。某些調整幅度較大,或是涉及到業務安全的改造工作,最好還要進行小范圍的試行。
10.完善內部安防及監控系統
安全是企業基業長青的前提,但是這些年來,經銷商公司遭受的盜竊、水火之災、帳款惡意拖欠等意外事故比比皆是。追及原因,主要是老板缺乏公司的內部安防意識,缺乏相關的安防設備所導致的,在進行公司化改造的起步階段中,把安防方面的工作落實,具體內容包括:
·倉庫、財務部門的防盜報警設備
·重要部門、辦公室、倉庫的監控攝像頭
·消防器材的添置
·應收帳款的公布和風險評估
·電路、煤氣等管線的定期檢查
以上幾點內容,雖然沒涉及到經銷商公司的核心業務,但這些都是為了核心業務改造所做的鋪墊性工作,且執行簡便,投入費用較少,作用效果明顯。另外需要注意的是前面所提到的幾點誤區,要特別引起重視。否則,前期的指導思想和出發點出現偏差,將對后期的改造工作 帶來不少麻煩。